Apa Itu Action Plan? Cara Membuat dan Manfaatnya

Markas Info – Apa Itu Action Plan, Kesibukan merupakan bagian dari kehidupan. Di era global saat ini, kita harus dapat menggunakan waktu secara efektif dan efisien karena seringkali terdapat beban kerja yang datang dalam jumlah besar. Action Plan akan membantu kita untuk fokus menyelesaikan semua deadline dengan cara yang lebih terstruktur. Penggunaan Action Plan sebagai strategi tidak hanya dapat digunakan untuk diri kita sendiri, tetapi juga dapat diterapkan dalam bidang marketing, bisnis, bahkan proyek yang melibatkan tim yang besar.

Apa Itu Action Plan?

Action Plan adalah sebuah dokumen yang berisi tugas-tugas yang harus dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan atau acuan untuk melakukan tugas hingga mencapai tujuan. Oleh karena itu, semakin rinci tugas yang tertulis akan mempermudah langkah Anda untuk mencapai tujuan.

Action Plan yang baik juga akan memberikan batas atau keterangan waktu untuk setiap langkah yang harus Anda ambil. Misalnya tanggal kapan tugas harus dimulai dan batas waktu tugas harus diselesaikan.

Action Plan tidak hanya digunakan untuk aktivitas pribadi saja, bahkan dokumen ini juga dapat digunakan dalam situasi profesional yang lebih besar, seperti dalam manajemen proyek. Dokumen ini memudahkan Anda untuk memantau perkembangan produksi proyek, termasuk kinerja karyawan.

Manfaat Action Plan

Salah satu manfaat dari Action Plan adalah Anda dapat mengetahui tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Dengan demikian, orientasi tujuan Anda menjadi jelas sehingga langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut dapat dengan mudah dilakukan. Manfaat Action Plan tentu saja tidak hanya itu saja, beberapa manfaat lain juga dapat diperhatikan dalam penjelasan selanjutnya.

1. Arahan Pekerjaan Menjadi Jelas

Dengan memiliki Action Plan, Anda akan tahu apa yang harus dilakukan sehingga tidak lagi bingung tentang tugas yang harus dilakukan terlebih dahulu. Kemudian, setelah mengetahui arah pekerjaan yang akan dilakukan, Anda dapat dengan mudah memecahkan kembali apa yang dibutuhkan sehingga pekerjaan akan selesai dengan rinci.

2. Semakin Termotivasi

Motivasi yang dimaksud dalam manfaat Action Plan adalah Anda kembali merasa antusias untuk menyelesaikan tugas lain sehingga nantinya dapat memberikan daftar cek dalam Action Plan. Dengan membuat Action Plan akan timbul rasa puas sendiri setelah menyelesaikan satu tugas karena kita sudah dengan cermat memberikan target dan detail yang harus dikerjakan.

3. Tahu Traksi Tugas

Biasanya, ketika kita hanya mengerjakan tugas lalu beralih ke tugas selanjutnya tanpa menyimpan catatan dari pengerjaan tugas sebelumnya, kita tidak tahu apa saja yang bisa diperbaiki. Bisa saja, tugas sebelumnya banyak kekurangan dalam pengerjaan meskipun sudah diselesaikan tepat waktu. Nah, dengan adanya Action Plan, kita menjadi tahu langkah-langkah yang dilakukan karena kita secara spesifik menuliskannya di dalamnya.

4. Mengetahui Tugas Prioritas

Dengan adanya Action Plan, kita mengetahui tugas mana yang menjadi prioritas utama dan harus dikerjakan terlebih dahulu. Jadi, nantinya kita tidak kebingungan ketika atasan bertanya tentang tugas prioritas yang harus diselesaikan dengan segera.

5. Timeline Kerja Menjadi Terarah

Biasanya, jarak waktu antara satu tugas dengan tugas lain sering berdekatan. Jika kita tidak memiliki catatan yang baik, kita bisa saja kebingungan karena harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus. Action Plan akan membantu kita untuk menata jadwal pekerjaan dengan baik. Jadi, selama kita tetap bertanggung jawab dengan detail yang kita catat di Action Plan, kita tidak akan kesulitan dalam menyelesaikan tugas tersebut.

Cara Membuat Action Plan

Setelah mengetahui apa saja manfaat action plan dalam mendukung produktivitas kita dalam bekerja, tentu saja jadi termotivasi untuk membuatnya, kan? Susah nggak sih cara membuat action plan? Tentu saja nggak.

Kamu hanya cukup melakukan beberapa cara membuat action plan di bawah ini.

1. Tentukan Tujuan Kerjaan

Kita harus mengetahui tujuan dari pekerjaan yang akan kita selesaikan. Setidaknya, kita bisa melihat tujuan tersebut dari sudut pandang yang lebih luas sehingga semua target di setiap pekerjaan turunannya jelas.

2. Tentukan Prioritas

Meskipun deadline berimpitan, tentu saja ada pekerjaan prioritas yang harus didahulukan, bukan? Dengan demikian, jika ada pekerjaan yang deadline-nya berdekatan, kita bisa mengajukan untuk meminta perpanjangan waktu dengan alasan yang jelas.

3. Tentukan Target Akhir dari Masing-Masing Pekerjaan

Sudah tahu tujuan pekerjaan mingguan atau bulanan secara keseluruhan? Sekarang tentukan target akhir di setiap pekerjaan turunannya. Dengan begitu, kamu akan memiliki gambaran jelas apa saja yang akan dicapai saat suatu pekerjaan selesai atau apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai target tersebut.

4. Identifikasi Kebutuhan Penunjang

Langkah ini bisa dilakukan saat kamu mengetahui target dari setiap pekerjaan turunan. Identifikasikan kebutuhan yang dibutuhkan untuk mencapai target tersebut. Dengan begitu, kamu akan tahu kapan perlu meminta bantuan tim lain atau cukup melakukan riset sendiri.

5. Deskripsikan Setiap Tugas

Jika rencana tindakan adalah untuk diri sendiri, langkah ini dapat dilewati. Namun, kita tidak tahu kapan kita lupa dengan detail yang harus ditambahkan sehingga deskripsi pekerjaan akan sangat berguna. Namun, jika Anda bekerja dengan tim, pendeskripsian pekerjaan harus dilakukan agar tim dapat memahami tujuan dari setiap target.

6. Rajin Monitor dan Lakukan Update

Action Plan adalah salah satu penunjang produktivitas. Namun, tanpa niat yang kuat untuk menyelesaikan tugas, Action Plan tentu saja tidak akan berguna. Oleh karena itu, selalu rajin melakukan update pada Action Plan. Jika suatu tugas harus diselesaikan di luar batas waktu yang ditentukan, berikan catatan mengapa tugas tersebut diselesaikan lebih lama dari jadwal yang ditentukan.

Demikian ulasan dari kami mengenai Apa Itu Action Plan? Cara Membuat dan Manfaatnya, semoga bisa memberikan wawasan buat kalian dan proses kerja kalian. Semoga bermanfaat